Come organizzare il trasloco dell’ufficio

@Fondazione Umberto Veronesi Milano

Il trasloco, il cosiddetto GRANDE TRAUMA, vi va di parlarne? Sfatiamolo!

Iniziamo a parlare di quello che riguarda l’ufficio (sentimentalmente molto più facile).

Ebbene sì, anche agli uffici succede di poter traslocare. Solitamente avviene se si trovano condizioni economiche più favorevoli, se si ha una disdetta da parte del proprietario dell’immobile o se il business è in crescita (top!) e c’è bisogno di più spazio.

Siete in tempo di trasloco dell’ufficio?

Vediamo insieme come farlo in armonia! La ricerca di una nuova location può essere un’esperienza tutto sommato interessante, il momento del trasloco può trasformarsi in un vero e proprio incubo, soprattutto se non avete idea di come si fa. Ecco allora una guida utile per cambiare la “casa” dei vostri affari senza troppo stress. Vedremo come programmare correttamente il trasloco di un ufficio tappa per tappa.

Alcuni mesi prima

1 – Pianificate il momento migliore

Se avete ricevuto un’ingiunzione di sfratto purtroppo non avete molta scelta, ma in tutti gli altri casi il trasloco di un ufficio può essere pianificato molto accuratamente, soprattutto riguardo la sua tempistica. Per evitare problemi e disguidi con il normale svolgimento delle attività l’ideale sarebbe traslocare durante un week-end o in un periodo festivo. In questo modo potrete continuare a lavorare fino all’ultimo e riprendere le attività subito dopo, come se nulla fosse accaduto.

2 – Sbrigate le formalità burocratiche

Quando si trasloca ci sono pratiche burocratiche che vanno svolte rigorosamente nei termini di legge, soprattutto per evitare l’applicazione di costose penali.

Un esempio su tutti è la disdetta del contratto di affitto, che va presentata tramite raccomandata A/R almeno 12 mesi prima della scadenza o 6 mesi prima in caso di motivi gravi.

Allo stesso tempo è importante controllare le formalità burocratiche della nuova sede, come ad esempio la corretta destinazione d’uso catastale e procedere eventualmente alle pratiche necessarie per in cambio. Occorre controllare anche che la nuova sede soddisfi tutte i requisiti necessari per poter svolgere l’attività lavorativa, come l’assenza di barriere architettoniche, servizi igienici a norma ecc.

Se necessario dovrete quindi programmare gli eventuali lavori di adeguamento da effettuare prima del trasferimento vero e proprio.

3 – Contattate un’azienda di traslochi

Se il vostro ufficio è grande e contiene molti mobili probabilmente non ce la farete a trasferire tutto da soli, ma avrete bisogno di mezzi di trasporto adeguati.

Ecco perché conviene farsi aiutare da esperti del settore come le aziende di traslochi.

Contattatene alcune e fatevi lasciare dei preventivi, poi fissate la data del trasferimento con la ditta che avete scelto.

Quattro settimane prima del trasloco

1 – Organizzate una riunione con tutto il personale

Il trasloco di un ufficio coinvolge tutte le persone che lavorano nell’attività, è quindi giusto rendere tutti partecipi e fare una riunione specifica su questo argomento nelle settimane che precedono il trasferimento. Responsabilizzate ognuno affidandogli compiti specifici e programmate con tutti delle tabelle di marcia da seguire attentamente nei giorni a venire.

2 – Comunicate il trasferimento a clienti e fornitori

Avvisare per tempo clienti e fornitori è una fase importantissima e vi eviterà moltissimi problemi! Fate un elenco di tutte le persone o le aziende da avvisare e preferite sempre comunicazioni tramite email o posta ordinaria, in modo che resti sempre una traccia cartacea del nuovo indirizzo.

3 – Predisponete le utenze della nuova sede (non dimenticate la parte tecnologica )

Questo è il momento ideale anche per controllare la funzionalità tecnica della nuova sede.

Fate i nuovi contratti con le utenze di acqua, luce e gas, controllate la rete internet e se dovesse essere insufficiente per le esigenze aziendali adottate nuovi sistemi per implementarla. Il trasloco potrebbe essere un momento strategico per rimpiazzare sistemi tecnologici obsoleti ( sostituzione del proiettore in sala riunioni, installazione della smart Tv, sostituzione delle vecchie casse audio con Alexa di Amazon).

In questo modo il nuovo ufficio sarà nel pieno della sua efficienza già dal primo giorno. D’altra parte vi suggeriremmo di aspettare a capire le nuove esigenze prima di comprare tutto nuovo.

4 – Iniziate le operazioni di decluttering

In questi giorni potete cominciare a fare una cernita e separare ciò che verrà con voi nel nuovo ufficio da quello che non serve più.

Distruggete vecchi documenti di cui non avete più bisogno o digitalizzateli, disfatevi di macchine o oggetti rotti e ormai inservibili, vendete o regalate ad un ente di beneficienza la mobilia vecchia ma ancora in buono stato che verrà rimpiazzata da quella nuova ecc.

Due settimane prima

1 – Preparate il materiale da imballo

Nei 14 giorni prima del trasloco dovete procurarvi tutto quello che vi servirà per trasportare ogni cosa nel nuovo ufficio.

Non dovranno mancare scatoloni, nastro adesivo, forbici, etichette e pennarello.

Prevedete sempre qualche scatola in più, perché non si sa come, ma alla fine il materiale da portar via risulterà sempre più del previsto.

2 – Impacchettate tutto

Un metodo che abbiamo trovato efficiente è quello di affidare ad ogni dipendente dell’ufficio dei progetti di cui occuparsi. Conoscendo il progetto quella persona sarà in grado di scegliere quali documenti eliminare e quali tenere.

Stesso progetto = unico scatolone, inserite un foglio A4 stampato che indichi il nome dell’ufficio, la categoria, il progetto e la persona responsabile dell’inscatolamento.

Ad esempio l’ufficio Eventi della Fondazione veronesi ha 5 categorie:

Scuole
Conferenze
Volontari
Altri progetti
Materiali e cartoleria

Va poi aggiunto il nome del progetto e specificati i documenti inseriti, infine il nome di chi si è occupato della scatola.

In questo modo il traslocatore saprà già in quale stanza portare le scatole.

Questo metodo potrebbe essere particolarmente funzionale se ci fosse del materiale che va conservato nel nuovo ufficio ma che non sarà utilizzato e che quindi potrebbe essere lasciato negli scatoloni.

E’ importante quindi che già da fuori senza aprirlo ne si comprenda il contenuto.

Sarebbe quindi utile stampare il foglio dettagliato in 3 copie:

1 all’interno della scatola e 2 copie all’esterno.

Procedete in questo modo partendo da un progetto di una stanza dell’ufficio per passare via via verso tutti gli altri .

3 – Controllate la tabella di marcia

Fate una seconda riunione con i colleghi, questa volta più rapida, per assicurarvi che tutto proceda nei tempi previsti, e se necessario riprogrammate.

La settimana del trasloco

1 – Controllate le operazioni

Anche se il trasloco dell’ufficio è affidato ad una ditta specializzata è comunque indispensabile che un referente dell’azienda segua tutte le operazioni ed interagisca costantemente con gli addetti ai trasporti.

In questa fase è bene che tale funzione sia svolta da una sola persona per evitare caos e rimbalzi di responsabilità nel caso qualcosa andasse storto.

2 – Organizzate il nuovo ufficio

Una volta che il trasporto di macchine e documenti sarà completato il team dell’ufficio al completo potrà riunirsi e collaborare per organizzare il nuovo ufficio.

Ognuno si occuperà di disimballare le scatole di propria competenza (ecco perché i nomi sulle scatole sono utili), e a piccoli gruppi spacchetteranno arredi e documenti comuni. Cominciate dallo scatolone più voluminoso che vi servirà poi per contenere tutte le altre scatole debitamente piegate. Raccogliete in un contenitore diverso il cellofan e le millebolle.

In questo modo al termine delle operazioni sarà semplice conferire alle aziende di riciclo i vari imballi suddivisi per materiale: plastica e carta.